No me malinterpreten, las reservas en grupo es algo muy beneficioso y lucrativo para cualquier hotel, incluso aunque tengan una tarifa con descuento especial que garantiza un número de noches de hotel. El problema empieza con el desafío de hacer frente a estas reservas con éxito.
Algunos de los retos más evidentes son los siguientes:
Gestión de comisiones y tarifas de la tercera parte que haya hecho la reserva de grupo (agencias de viajes, empresas, etc individual…)
Gestión de los términos de pago – a veces el pago se realiza con la persona que hace la reserva, a veces a las personas individuales…
Gestión variada check-in / horarios y las fechas de check-out, así como las peticiones de numerosos registros de entrada temprana y salidas tardías
Administrar preferencias de habitación o reservas divididas
La salida es una pesadilla, sobre todo con la facturación. ¿Quién paga por los tratamientos de spa, servicio de habitación, la comida en los restaurantes, etc
La solución es tener un sistema eficiente de Gestión de la propiedad, que deberá ayudar a aliviar mucha de esta agonía. Para empezar estos sistemas ofrecen consolas separadas para los agentes de viajes y reservas de empresa, y pueden ser manejados mejor añadiendo tasas y comisiones específicas para los diferentes agentes de reserva.
Los PMS eficientes tienen un sistema de gestión que realiza un seguimiento diligente de cobros y pagos y genera folios específicos según las instrucciones del hotel. El hotel puede detallar tanto como lo requiera de qué cargos son asumidos por el cliente y los que serían atendidos por el ente o persona que hace la reserva.
El variado registro de entrada y horarios / fechas de check-out también se manejan sin problemas por estos sistemas de PMS. Al actualizar el sistema con toda la información requerida, todo, desde el check-in a la facturación deberá ser atendido. Así, la pesadilla de check-out, se puede gestionar también de una manera muy organizada.
El uso de un PMS como Hotelogix permitirá a los hoteleros a disfrutar de los beneficios de la Reserva de grupos sin ser abrumados por los problemas asociados a los mismos.